Секретар - це обличчя фірми, установи чи організації. Він перший, з ким стикається відвідувач, який прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але, часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.
Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення, уміти спокійно, професійно, без суєти, і з гідністю вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє виходити з скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути.
Секретар завжди повинен бути в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішнім світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоці інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її, часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.
Сьогодні до секретаря висуваються досить високі вимоги. Якщо ви зупинили свій вибір на професії секретаря, треба досконало вивчити діловодство, оскільки до ваших обов’язків буде входити ведення різноманітної документації, підготовка наказів, листів, заяв та інша подібна робота. Також, необхідно добре володіти комп’ютерними програмами (Microsoft Word, Excel, Internet), вміти швидко друкувати, вести телефонні переговори та знати правила етикету, які стануть у нагоді під час прийому відвідувачів та гостей. А, знання психології допоможе вам у спілкуванні з керівником та співробітниками установи, організації, закладу чи будь-якої іншої фірми, стане у нагоді при попередженні конфліктної ситуації, яка може виникнути. Для секретаря також важлива пунктуальність та чітка дикція, ініціативність та вміння йти на компроміси, комунікабельність та швидке виконання всіх доручень.
